Zgodnie z obowiązującymi przepisami każda firma ma obowiązek przechowywania akt osobowych pracowników w oparciu o określone wytyczne. Co jednak dokładnie wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej i jakie wymogi dotyczące jej składowania muszą spełniać przedsiębiorstwa? Jak długo należy przechowywać akta osobowe pracowników? Na te i inne pytania odpowiadamy w poniższym artykule.
Co to jest dokumentacja pracownicza?
Przechowywanie akt pracowniczych to jeden z obowiązków nałożonych na przedsiębiorców zatrudniających inne osoby. O tym, w jaki sposób prawidłowo zarządzać taką dokumentacją, wiedzieć powinien więc każdy, kto prowadzi firmę lub jest odpowiedzialny za sprawy kadrowe w danej organizacji.
Aby móc szczegółowo omówić wszystkie kwestie związane z tym obowiązkiem, musimy najpierw wyjaśnić, jakich dokumentów w ogóle on dotyczy.
Czym zatem konkretnie jest dokumentacja pracownicza?
Zgodnie z definicją zawartą w regulujących tę kwestię aktach prawnych są to wszelkiego rodzaju akta osobowe pracowników, takie, jak na przykład:
- kwestionariusze,
- badania lekarskie czy świadectwa pracy,
- dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Możemy więc powiedzieć, że dokumentacja pracownicza to wszelkiego rodzaju dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie, nawiązania lub ustania stosunku pracy czy też pisma związane z nałożeniem kar i przeprowadzeniem kontroli, które mamy obowiązek przechowywać.
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej – podstawa prawna
Tak jak zaznaczyliśmy na początku, przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek, który narzucany jest firmom przez określone przepisy. Jego podstawą prawną jest między innymi Kodeks pracy. Ważne regulacje w tym temacie zawarte zostały jednak również w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Jakie kwestie regulują wymienione akty prawne? Przepisy te określają między innymi to, jakie konkretnie dokumenty muszą być archiwizowane, w jaki sposób i w jakiej formie powinna być prowadzona dokumentacja oraz przez jaki czas pracodawca musi przechowywać akta. Aby mieć pewność, że nasza firma spełnia wszystkie wymogi prawne, powinniśmy przyjrzeć się z osobna każdej z wymienionych kwestii.
Jakie akta osobowe musimy przechowywać?
Pierwszym niezwykle ważnym zagadnieniem dotyczącym dokumentacji pracowniczej jest to, jakie akta osobowe muszą być przez nas przechowywane. W przypadku tej kwestii nie ma miejsca na własne interpretacje – zakres ten jest bowiem jasno wyznaczany przez właściwe przepisy. Co więcej, polskie prawo nie tylko definiuje, które akta pracownicze muszą być przechowywane przez firmy, ale także określa przyporządkowanie konkretnych dokumentów do jednej z pięciu części – A, B, C, D lub E.
Podział akt pracowniczych na części wygląda w następujący sposób:
Część A
Zebrane na etapie ubiegania się pracownika o zatrudnienie oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dyplomy) oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie (dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych).
Część B
Oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia takie jak umowy o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami itd.
Część C
Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, czyli m.in. oświadczenia dotyczące rozwiązania umowy, obowiązujące po ustaniu stosunku pracy umowy o zakazie konkurencji, kopia wydanego świadectwa pracy czy też wnioski dotyczące jego wydania, sprostowania lub uzupełnienia.
Część D
Zawiadomienia o ukaraniu pracownika oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub określonej w odrębnych przepisach przewidujących zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Część E
Dokumenty związane z przeprowadzonymi kontrolami trzeźwości oraz kontrolami na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Pełny zakres akt osobowych pracownika podlegających obowiązkowi przechowywania dostępny jest w § 3 Rozporządzenia Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Przez ile lat musimy przechowywać akta osobowe pracowników?
Kolejnym aspektem związanym z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą jest czas, przez jaki przechowywane muszą być akta osobowe. Ta kwestia również regulowana jest przez odpowiednie akty prawne. Co jednak istotne, czas przechowywania dokumentacji zależny jest od tego, kiedy nawiązany został stosunek pracy.
Jak długo musimy więc przechowywać akta osobowe pracowników w konkretnych sytuacjach?
Czas ten wynosi:
10 lat
Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku oraz dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, w przypadku których pracodawca przekazał do ZUS wszystkie druki ZUS OSW oraz ZUS RIA.
50 lat
Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, a także dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, w przypadku których pracodawca NIE przekazał do ZUS wszystkich druków ZUS OSW oraz ZUS RIA oraz dla pracowników, którzy wykonywali dla pracodawcy pracę górniczą, pracę równoważną z pracą górniczą lub mają okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.
Konsekwencje nieprawidłowego przechowywania dokumentacji pracowniczej
Jednym z powodów, dla których pracodawcy muszą przykładać należytą uwagę do kwestii zarządzania dokumentacją pracowniczą, są potencjalne konsekwencje prawne grożące za niedopełnienie związanego z tym obowiązku. Jeśli Inspekcja Pracy stwierdzi bowiem podczas kontroli, że akta osobowe przechowywane są nieprawidłowo, może zdecydować o nałożeniu grzywny w wysokości od 1000 zł do nawet 30000 zł.
Co w takim razie musimy zrobić, by mieć pewność, że nasza dokumentacja pracownicza prowadzona jest we właściwy sposób?
Prowadzenie akt osobowych – jak zrobić to dobrze?
Jeszcze do końca 2018 roku firmy miały obowiązek przechowywania akt osobowych pracowników w formie papierowej. Mogły one co prawda zdecydować się na cyfryzację tych dokumentów, ale nie upoważniała ona do rezygnacji z archiwizowania tradycyjnych druków.
Zmiany w tej kwestii przyniosło jednak wymieniane już wcześniej Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od momentu jego wejścia w życie (czyli od 1 stycznia 2019 roku) przedsiębiorstwa mogą nadal korzystać z tradycyjnej, papierowej formy archiwizacji lub zdecydować się na przechowywanie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej.
Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej – wytyczne
Bez względu na to, którą opcję wybiorą firmy, będą one musiały spełniać pewne określone wytyczne dotyczące akt osobowych pracowników. W przypadku przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej pracodawca musi zapewnić warunki chroniące dokumenty przed:
- zniszczeniem;
- uszkodzeniem;
- utratą;
- dostępem osób nieupoważnionych.
Niezbędne będzie więc między innymi zapewnienie odpowiedniej wilgotności i temperatury w pomieszczeniu, w którym przechowywane są akta oraz zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieuprawnionych.
Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej – wytyczne
Konkretne wymagania muszą zostać również spełnione w przypadku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Niezbędne będzie między innymi przechowywanie plików w systemie, który zapewnia:
- zabezpieczenie akt przed uszkodzeniem, utratą czy nieuprawnionym dostępem;
- integralność dokumentów i metadanych;
- stały dostęp do dokumentacji upoważnionym osobom oraz możliwość ich identyfikacji;
- wyszukiwanie dokumentów po metadanych;
- wydawanie całości lub części dokumentacji;
- możliwość wydruku dokumentacji.
Jak więc widać, firmy chcące prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej muszą wdrożyć spełniające określone warunki oprogramowanie. Na szczęście na rynku dostępne są już liczne narzędzia spełniające wszystkie określone w ustawie wytyczne. Przykładem takiego rozwiązania jest między innymi moduł e-teczki dostępny w ramach systemu LOGITO.
E-teczki – wygodny sposób zarządzania dokumentacją pracowniczą
E-teczki, czyli elektroniczne zbiory akt osobowych, są rozwiązaniem, z którego korzysta coraz więcej średnich i dużych przedsiębiorstw zainteresowanych cyfryzacją i usprawnianiem procesów biznesowych. Taka forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie tylko umożliwia łatwe dopasowanie się do obowiązujących norm prawnych, ale także pozwala na rezygnację z papierowych archiwów. To wszystko daje szanse na osiągnięcie licznych benefitów, które przekładają się na realną przewagę konkurencyjną.
Jakie są jednak konkretne zalety tego rozwiązania?
Do korzyści płynących z wdrożenia systemu do elektronicznego przechowywania akt osobowych pracowników zaliczyć możemy:
- ułatwienia w dostępie do danych dla uprawnionych osób (również dla pracowników zdalnych);
- usprawnienie i przyspieszenie procesu wyszukiwania dokumentów;
- zwiększenie bezpieczeństwa akt osobowych pracowników;
- skrócenie czasu potrzebnego na zarządzanie dokumentacją pracowniczą;
- zwiększenie wygody pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji;
- wyeliminowanie kosztów związanych z przechowywaniem papierowych dokumentów.
Zacznij wdrażać e-teczki do swojej firmy już dzisiaj!
Wdrożenie pozwalającego na osiągnięcie wszystkich wymienionych korzyści systemu do elektronicznego przechowywania akt osobowych pracowników może przebiec sprawnie i bezproblemowo. Aby tak się stało, musimy jednak wybrać odpowiedniego dostawcę oprogramowania. Jedną z firm oferujących wysokiej jakości system, który pozwala na wygodne, efektywne i zgodne z wymogami prawa prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej jest LOGITO. Co więcej, wymienione rozwiązanie zapewnia również wiele innych narzędzi wspomagających cyfryzację średnich i dużych przedsiębiorstw. Jego wdrożenie usprawni więc liczne procesy i pomoże w realizacji celów biznesowych organizacji.